みやねえのWebuzz!!

沖縄在住フリーライター・編集者 みやねえ

イベントを開催したい!主催・運営が実際に行った企画や準備のノウハウを公開 #沖縄からWeb発信(2017.8.6)

563 views
イベントを開催したい!主催・運営が実際に行った企画や準備のノウハウを公開 #沖縄からWeb発信(2017.8.6)

6. 会場手配

企画協力してくれた沖縄国際大学の宮城望くん(@nozonozo1994)が全手配。こちらから伝えた内容は、これだけです。

  • マイク2本以上使用
  • プロジェクター使用
  • 席数は約100席
  • フリーWi-fiは飛んでるのか
  • 現金のやり取りは可能なのか

イベント開催日時を何度か変更したため、その都度対応してくれてありがとう!!

7. 本企画書を作成

イベント概要が全て決まった後、メディアに渡す本企画書を作成しました。告知前だったため、お渡しできる資料やWebページがまだなかったのです。

主には「取材メディア用」の企画書を作成。

  • イベント概要
  • コンセプト
  • 登壇者のプロフィール
  • 登壇者のの強みとトークのテーマ
  • 当日のスケジュール
  • イベント開催までの活動予定

スポンサーを募る場合は「スポンサーを口説ける強みやメリット」も追記するといいでしょう。

8. 協賛やスポンサーの依頼

今回は、初の大規模イベント開催だったため、ここまで労力が回らず、スポンサーや協賛の依頼は断念しました。

有料のスポンサーを募る場合、相手にとって最大のメリットを提示する必要があります。イベントと相性の合う企業や人をターゲットに売り込むと成功する確率が上がると思います。

  • 会場受付での資料配布
  • イベント中にPRタイムを設ける
  • 参加者と繋がれるメリット
  • スポンサーの価値が上がるイベント

何かしらスポンサー側の宣伝になる、人材が確保できる、協力したら自分たちの価値が上がるイベント、そして「応援したい」という気持ちを持ってもらいやすいイベントも有効だと思います。

miya-nee
(みやねえ)
但し、スポンサーを募ったら、確約した人数を確実に集客しなければなりません。それなりの責任が伴うため、戦略が必要不可欠となります。大変だー大変だー

(でもそこも楽しもう!)

無料の協賛を依頼する場合も、直接掛け合うほうが早そうです。特に人伝にお願いして繋いでもらうのは効果的。繋いでもらう方の信用が高ければ高いほど、話が早いかと思われます。

9. チラシの作成

学生向けトークイベント「沖縄からWebで発信しよう!」

簡易チラシは自分で作り、告知用のメイン画像はデザイナーの金城愛未さんにお願いしました。

  • デザインのイメージ
  • 掲載してほしい情報
  • 写真データ

Wordにザザザーッと必要事項を書いてデータを送りました。

miya-nee
(みやねえ)
今回のデザインなら「メインカラーはオレンジか黄緑。サブカラーはグレーと黒。タイトルと学生参加無料を目立たせる。イメージは爽やかクール」と依頼して、掲載してほしい情報と写真データを送ったら、こんなバナーが届きました。

デザイナーさんってスゴイわあ。

しかも、数パターンのデザインを提出してくれたんです。頭が下がったのは言うまでもなく、どれにしようか相当悩みました。告知用なので、パッと見で目を引くデザイン。こ、これだな!!と決めて、1デザインだけ納品してもらいました。

ここで1つだけ、注意点!!

依頼→デザイナーOK→正式依頼→仮デザイン納品→依頼者チェック(誤字も含めて)→正式納品……との流れになるため、少し期間が必要です。

即デザインに入れるなら、2〜3日で納品完了。ですが、先方にも別案件の仕事がたんまりあるわけです。最低でも1週間の余裕を見てデザイナーさんに依頼しましょう。A4サイズのチラシなら、なおさら多めに制作期間が必要です。

10. 各メディアへの取材依頼

今回は、沖縄の新聞社「琉球新報」さんと「沖縄タイムス」さんに連絡を取り、取材へのご協力をいただきました。

琉球新報さんは、イベント告知を新聞に掲載してくださり、詳細なイベントレポートをWebで公開してくれました。沖縄タイムスさんは、イベントレポートを新聞に掲載していただきました。

沖縄タイムス|学生向けトークイベント「沖縄からWebで発信しよう!」
沖縄タイムス|学生向けトークイベント「沖縄からWebで発信しよう!」イベントレポート