みやねえのWebuzz!!

沖縄在住フリーライター・編集者 みやねえ

イベントを開催したい!主催・運営が実際に行った企画や準備のノウハウを公開 #沖縄からWeb発信(2017.8.6)

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イベントを開催したい!主催・運営が実際に行った企画や準備のノウハウを公開 #沖縄からWeb発信(2017.8.6)

11. イベント告知の準備

メインの告知媒体をWebサービスの「Peatix」に決め、文章を作り込みました。このページを見れば、全て掲載されている!そんな状態を作って、どの入口からでも「Peatix」に誘導していく流れを作りたかったのです。

その内容を簡略化して「Facebookのイベントページ」を作成し、完成した段階で告知に入りました。

12. イベントを告知する

Webサービスの「Peatix」を利用して告知&申し込みを募りました。そして「Peatix」を皮切りに、イベント開催の3週間前に告知を開始しました。(遅い。遅かったんだなあー)

  • Peatix
  • Facebookのイベントページ
  • 琉球新報での告知
  • ラジオ番組での告知
  • 箆柄暦(ぴらつかこよみ)に掲載
  • 登壇者&スタッフのSNSで告知
  • 電源カフェにチラシ配布
  • 登壇者のプロフィール動画を撮影

確か告知はこの程度だったと思います。

 

「有料×Webでの申込み」

IT系に強い方がターゲットのイベントでもない限り、地方だと特にハードルが高いようです。参加人数の多い有料イベントだと、1ヶ月前の告知でも遅いんだな!と痛感しました。みんな、ごめんな!(3週間前の告知じゃ、遅いよなあ……)

13. イベント情報を拡散する

「Peatix」と「Facebookのイベントページ」を公開後、登壇者&スタッフにメッセージを送り、全員でSNS拡散に入りました。私の場合は、Facebook、Twitter、Instagram,LINE、LINE@……とあらゆるSNSを使い倒してイベントの拡散へ。

その後、動画なら登壇者ののイメージが伝わりやすいと思い、「登壇者のプロフィール動画」を撮影して、主にTwitterで発信していきました。

YouTuber はまさんは、YouTubeでも告知してくれまして、皆さん自分の強みを活かしたWebツールで発信してくれました。

14. イベント開催前の準備

まずは、Wi-fiを用意しました。全く精度がわからないため、ネットで調べてUQのWiMAXをレンタルしてみました。


商品名:Speed Wi-Fi NEXT W04
対応ネットワーク:WiMAX 2+/au 4G LTE


商品名:Speed Wi-Fi NEXT WX04
対応ネットワーク:WiMAX 2+/au 4G LTE

サービスエリアをチェックすると、会場の沖縄国際大学がある宜野湾市は全く問題なし。但し、沖縄本島北部はサービスエリア外が多かったです。UQのサイトでご確認ください。

 

次に、会場の下見に行って諸々の確認。Wi-fiは自分で用意し、ノートPCと登壇資料を持参してチェック!チェック!最終チェック!!

まあ、こんなこともあるので会場の下見は大切ですね。

  • 舞台の設定
  • 登壇者の立ち位置を決める
  • プロジェクターのチェック
  • 持参したWi-fiが使えるのか
  • ノートPCの充電機がコンセントに届くか
  • 資料の投影
  • 動画の投影
  • 照明チェック
  • マイクチェック
  • 最後列まで声が届くか
  • 受付の場所とセッテイング
  • 登壇者の控え室をどこにするか
  • 集合写真はどう撮るか

大まかにはこんな感じです。

 

あとは受付準備と登壇者への最終確認。参加者へのリマインドも忘れずに!オープニングの資料作成なんて、前日の深夜に急遽制作したので、まあレベル低くてすみません。今だったら、音楽くらい入れられるはず!

  • 名簿の準備
  • 配布資料の準備
  • 備品の準備
  • Wi-fi、その他の充電

受付の準備はこれくらい。当日集金がある場合、釣り銭や領収書の準備も必要です。

ジモコロフリーマガジン
イベントの前日、ジモコロのフリーマガジンが届きました!!

 

15. イベント開催当日

ここまでブログを書いたら、疲れ果てました。

まるで当時のイベント当日みたいやん。

ブログの締めの言葉も決まってません。

 

ああ、長い長い長い……(まだまだ続きあるのよー)

 

イベント当日の様子とその後(+α)は、別記事で掲載することにしましょう。

皆さん、最後までご覧いただきありがとうございました。

 

– 開催編 – Coming Soon…

 

【追記】2017.10.31
開催編を公開しました。個人の見解で好き勝手書いてます(あしからず…あしからず)

 

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