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沖縄在住フリーライター・編集者 みやねえ

イベントを開催したい!主催・運営が実際に行った企画や準備のノウハウを公開 #沖縄からWeb発信(2017.8.6)

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イベントを開催したい!主催・運営が実際に行った企画や準備のノウハウを公開 #沖縄からWeb発信(2017.8.6)

沖縄在住フリーライターのmiya-nee(みやねえ)です。

2017年8月6日、みやねえ講座のイベント企画・第二弾!学生向けトークイベント「沖縄からWebで発信しよう!」を沖縄国際大学で開催しました。

「みやねえ講座」とは、2015年から私が沖縄で開催しているWebライティング講座のこと。2017年6月から、クラウドファンディング「CAMPFIRE」のファンクラブを利用して新たに立ち上げました。

10回連続受講のWebライティング講座ですが、現在は単発受講も受付し、学割あり!です。詳しくは、上記をご覧ください。(熱く語っているのでちょっとウザいかもです……)

そんな「みやねえ講座」から派生して、いくつかのイベント企画を立ち上げました。

企画のコンセプトはだたひとつ。

「沖縄からWebで発信すること」です。

みやねえ講座のイベント企画・第二弾!学生向けトークイベント「沖縄からWebで発信しよう!」は、沖縄の学生ライター&学生ブロガー、インスタグラマー、ユーチューバー、Webライターが登壇し、東京のWebメディア「ジモコロ」編集長の徳谷柿次郎さん(@kakijiro)がゲスト出演!

このイベント準備から開催当日まで、そしてその後の活動(+α)について、改めてまとめてみました。

イベントを立ち上げたキッカケ

学生向けトークイベント「沖縄からWebで発信しよう!」
それは、ある沖縄の大学生から相談を受けたことから始まりました。イベントの構想を練るまでに要したのは、たった2時間。具体的なカタチが固まるまでスピーディーに話が展開したのを覚えています。

思いの外、大規模な構想になったため、イベントのキッカケを作った学生から「ここまで大規模になるとは思ってなくて。自分、手伝うの無理かもしれないです……」と途中で話があり、この時は、一瞬焦燥感に駆られました。なぜならば、だいぶ動き出していてもう引くに引けない状況だったからです。

「計画は全て私が立てるので、会場手配と学生さんへのイベント拡散をお願いしたい」と伝えて、「わかりました。それなら大丈夫です。やります!」と返事をもらえた時は、心底安堵しましたよね。

 

いきなり重い荷物を背負わされた時の「自分には無理だ」と感じる焦りや情けない思い。人間誰しも経験したことのある複雑な感情だと思います。

そんな煮え切らない思いが入り混じった中、正直に話してくれたこと、そして「やります!」と断言してくれた勇気には、今でも感謝しています。

詳しくは、こちらのnoteをご覧ください。

イベントの実現に向けて動いたこと

まずは、登壇者を決めるところからスタートしました。

学生向けイベントなだけに、学生が興味を持てる、今後Webで発信しようと思える話をしてくれる人が良さそうだなと、Instagrammer、YouTuber、ブロガー、Webライター、Webメディアの分野である程度の実績ある登壇者をアサインしていきました。

「日程を決めてから、登壇者を募るべきだったのか?」とも思いましたが、人ありきで決めたかったので登壇者を先にアサイン。登壇者全員のアサインと日程調整がまた大変でしたね!

  • 日程を決める
  • 登壇者のアサイン
  • 会場手配

この3つのどれを最優先するのかで、プランニングの手順が変わっていきます。

早急に開催したい旬なイベントなのか、時間をかけてでも慎重にプランを立てたいイベントなのか。

大規模なイベントの場合、ある程度の時間をかけてプランニングするのが、正解だと思います。なぜなら、人を集めるためには着実な構想と時間が必要だからです。

今回のイベントは、こんな手順で作業を進行しました。

 

先に行っておきますと、大規模なイベントを開催するのは、今回が初めて!(ここから先は、お手柔らかにご覧ください……)

えっらい長くなったので適当に読み飛ばしてください。

 

インデックス(クリックすると該当する項目に飛びます)

多少順番の前後はありますが、ざっとまとめるとこんな感じ。いつイベントを開催するのかで、準備期間が短くなるし、準備期間が長ければプランディングやイベント告知に時間をかけられる分、ココロの余裕や巻き込める人数の多さが変わります。

特に有料イベントの場合、ある程度の準備期間が必要。でも準備期間って長ければいいわけでもないんですよね。スタッフや参加者の熱量が冷めないうちにいいタイミングで開催するのがベストですよね。

しかし、このタイミングをも読むのも、なかなか難しい。

1. 企画を考える

まずは、大まかに企画を考えました。

  • コンセプト
  • ターゲット層
  • トークのテーマ
  • 登壇者の選出
  • イベント会場
  • 開催日時の候補

コンセプトは「Webで発信する時に役立つ知識を学べるトークイベント」とし、主なターゲットは大学生や専門学校生

学生が興味のありそうな分野にテーマを絞り、登壇者は会おうと思えば会うこともできる身近な存在の「沖縄在住の実践者」をアサイン。会場は「沖縄国際大学」でほぼ確定し、開催日時は学生が集まりやすい時期に設定しました。

2. 予算を計算する

会場となる「沖縄国際大学」は無料で利用可能。ならば、「学生は無料にしよう!」と決めて「一般は有料」で対応しました。

miya-nee
(みやねえ)
が、しかし……無料開催には限界がありますね。あちこちに無理が生じてくるんですよ。
特に人的な労力にです。
登壇者には気持ちよく謝礼を支払いたいし、スタッフの昼食代くらいは出したいじゃないですか。

今後、イベントを継続的に開催するためには収益化が鍵となるので、未だに模索中です。

 

有料で開催する場合、参加者の金額設定が鍵。スポンサーを募り、運営資金を安定させることも大切です。

  • 会場代
  • 備品代(マイク、音響、プロジェクターなど)
  • 登壇者への謝礼

最低でもこの3つの費用が考えられ、イベントに登壇する最大のメリットを提示できれば、無料での登壇依頼も可能です。(基本、私はお支払いしたい派)。懇親会付きならば、以下の予算も必要です。会場の利用時間が長くなると、延長料金もかかってきます。

  • オードブル代
  • 酒代
  • ソフトドリンク代
  • 備品(紙皿、お箸、紙コップ、おしぼりなど)

また飲食可能な会場か、ゴミ処理は?といくつかの疑問点が出てきます。

料理やドリンクの手配、金額的にも難しい場合は、別会場の居酒屋を利用して「懇親会は別会費」にするのが無難かもしれません。

そして「参加費×参加人数」

ここが1番の悩みどころ。MAXの参加人数で予算を組むと、いろいろと死にます。イベントの内容にもよりますが、参加者60%超えで採算が取れるくらいの予算設定だと安心ですよね。

miya-nee
(みやねえ)
高めの参加費を設定すると、申込みがこない……なんて状況にも陥るので、予算設定って本当難しい。
プランニング会社やプロのイベンターは、どうやって金額設定してるのでしょうか。今後、その謎解きに迫ってみたいと思います。

3. 仮企画書を作成する

登壇者を口説き落とすために、仮の企画書を作成しました。

  • イベント概要
  • コンセプト
  • トークのテーマ
  • 登壇者案
  • 登壇するメリット

いくつか質問に上がったのは「誰が一緒に登壇するのか?」「日程はいつ頃か?」「何を話せばいいのか?」など。トーク内容はひとりひとりにヒアリングしてから指示させてもらいました。

4. 登壇者やスタッフを選出

登壇者には「無償」で登壇いただくことになり、うーココロが痛い……と思いながらも「面白そうなので参加します!」との連絡をいただき感謝!もう大感謝でした!!

登壇者へのメリットは「学生にアピールできること」、この1点押しでした。実績がないと説得力に欠ける!ため、「ある程度の実績があり、今後活躍するであろう若き人材」を選出。

「無償」で登壇してもらう分、SNSでバシバシと宣伝する、できる限りWeb上やメディアに登壇者やスタッフ名を掲載する、メディア取材を入れる、最終的に実績に繫げてもらう、などを考慮して動いていました。

5. 登壇者やスタッフとの打合せ

ひとりひとりと連絡を取り合って、最初の打合せをしました。1人ずつ1時間は話したと思います。

  • イベント概要を伝える
  • 自己紹介含めてヒアリング
  • トークの内容を固める
  • フォローは必要か

私からのお願いと登壇者からの依頼をマッチングさせて、トーク内容を固めていきました。その後は、たまに連絡を入れて以下の内容を確認していきました。

  • プロフィール文
  • 顔写真の提出
  • 自己紹介用の動画撮影
  • 資料はどの程度作り込んだか
  • ノートパソコン持ち込みか
  • その他、質疑応答

プロフィール文に若干の修正を加えて「これで大丈夫?」と最終確認。このプロフィール文と顔写真がないと、イベント告知ができないのです。(まあ、当たり前の話ですけども……)