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沖縄在住フリーライター・編集者 みやねえ

イベントの主催・運営に必要なマーケティング感覚!初心者が実際に行った企画と準備 #沖縄からWeb発信

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イベントの主催・運営に必要なマーケティング感覚!初心者が実際に行った企画と準備 #沖縄からWeb発信

沖縄在住フリーライター・みやねえ(@miya_nee3)です。

2017年8月6日、みやねえ講座のイベント企画・第二弾!学生向けトークイベント「沖縄からWebで発信しよう!」を沖縄国際大学で開催しました。

「みやねえ講座」とは、2015年から私が沖縄で開催しているWebライティング講座のこと。2017年6月から、クラウドファンディング「CAMPFIRE」のファンクラブを利用して新たに立ち上げました。

10回連続受講のWebライティング講座ですが、現在は単発受講も受付し、学割あり!です。詳しくは、上記をご覧ください。(熱く語っているのでちょっとウザいかもです……)

そんな「みやねえ講座」から派生して、いくつかのイベント企画を立ち上げました。

企画のコンセプトはだたひとつ。

「沖縄からWebで発信すること」です。

みやねえ講座のイベント企画・第二弾!学生向けトークイベント「沖縄からWebで発信しよう!」は、沖縄の学生ライター&学生ブロガー、インスタグラマー、ユーチューバー、Webライターが登壇し、東京のWebメディア「ジモコロ」編集長の徳谷柿次郎さん(@kakijiro)がゲスト出演!

このイベント準備から開催当日まで、そしてその後の活動(+α)について、改めてまとめてみました。

イベントを立ち上げたキッカケ

学生向けトークイベント「沖縄からWebで発信しよう!」
それは、ある沖縄の大学生から相談を受けたことから始まりました。イベントの構想を練るまでに要したのは、たった2時間。具体的なカタチが固まるまでスピーディーに話が展開したのを覚えています。

思いの外、大規模な構想になったため、イベントのキッカケを作った学生から「ここまで大規模になるとは思ってなくて。自分、手伝うの無理かもしれないです……」と途中で話があり、この時は、一瞬焦燥感に駆られました。なぜならば、だいぶ動き出していてもう引くに引けない状況だったからです。

「計画は全て私が立てるので、会場手配と学生さんへのイベント拡散をお願いしたい」と伝えて、「わかりました。それなら大丈夫です。やります!」と返事をもらえた時は、心底安堵しましたよね。

 

いきなり重い荷物を背負わされた時の「自分には無理だ」と感じる焦りや情けない思い。人間誰しも経験したことのある複雑な感情だと思います。

そんな煮え切らない思いが入り混じった中、正直に話してくれたこと、そして「やります!」と断言してくれた勇気には、今でも感謝しています。

詳しくは、こちらのnoteをご覧ください。

イベントの実現に向けて動いたこと

まずは、登壇者を決めるところからスタートしました。

学生向けイベントなだけに、学生が興味を持てる、今後Webで発信しようと思える話をしてくれる人が良さそうだなと、Instagrammer、YouTuber、ブロガー、Webライター、Webメディアの分野である程度の実績ある登壇者をアサインしていきました。

「日程を決めてから、登壇者を募るべきだったのか?」とも思いましたが、人ありきで決めたかったので登壇者を先にアサイン。登壇者全員のアサインと日程調整がまた大変でしたね!

  • 日程を決める
  • 登壇者のアサイン
  • 会場手配

この3つのどれを最優先するのかで、プランニングの手順が変わっていきます。

早急に開催したい旬なイベントなのか、時間をかけてでも慎重にプランを立てたいイベントなのか。

大規模なイベントの場合、ある程度の時間をかけてプランニングするのが、正解だと思います。なぜなら、人を集めるためには着実な構想と時間が必要だからです。

今回のイベントは、こんな手順で作業を進行しました。

 

先に行っておきますと、大規模なイベントを開催するのは、今回が初めて!(ここから先は、お手柔らかにご覧ください……)

えっらい長くなったので適当に読み飛ばしてください。

 

インデックス(クリックすると該当する項目に飛びます)

多少順番の前後はありますが、ざっとまとめるとこんな感じ。いつイベントを開催するのかで、準備期間が短くなるし、準備期間が長ければプランディングやイベント告知に時間をかけられる分、ココロの余裕や巻き込める人数の多さが変わります。

特に有料イベントの場合、ある程度の準備期間が必要。でも準備期間って長ければいいわけでもないんですよね。スタッフや参加者の熱量が冷めないうちにいいタイミングで開催するのがベストですよね。

しかし、このタイミングをも読むのも、なかなか難しい。
 

1. 企画を考える

まずは、大まかに企画を考えました。

  • コンセプト
  • ターゲット層
  • トークのテーマ
  • 登壇者の選出
  • イベント会場
  • 開催日時の候補

コンセプトは「Webで発信する時に役立つ知識を学べるトークイベント」とし、主なターゲットは大学生や専門学校生

学生が興味のありそうな分野にテーマを絞り、登壇者は会おうと思えば会うこともできる身近な存在の「沖縄在住の実践者」をアサイン。会場は「沖縄国際大学」でほぼ確定し、開催日時は学生が集まりやすい時期に設定しました。
 

2. 予算を計算する

会場となる「沖縄国際大学」は無料で利用可能。ならば、「学生は無料にしよう!」と決めて「一般は有料」で対応しました。

miya-nee
(みやねえ)
が、しかし……無料開催には限界がありますね。あちこちに無理が生じてくるんですよ。
特に人的な労力にです。
登壇者には気持ちよく謝礼を支払いたいし、スタッフの昼食代くらいは出したいじゃないですか。

今後、イベントを継続的に開催するためには収益化が鍵となるので、未だに模索中です。

 

有料で開催する場合、参加者の金額設定が鍵。スポンサーを募り、運営資金を安定させることも大切です。

  • 会場代
  • 備品代(マイク、音響、プロジェクターなど)
  • 登壇者への謝礼

最低でもこの3つの費用が考えられ、イベントに登壇する最大のメリットを提示できれば、無料での登壇依頼も可能です。(基本、私はお支払いしたい派)。懇親会付きならば、以下の予算も必要です。会場の利用時間が長くなると、延長料金もかかってきます。

  • オードブル代
  • 酒代
  • ソフトドリンク代
  • 備品(紙皿、お箸、紙コップ、おしぼりなど)

また飲食可能な会場か、ゴミ処理は?といくつかの疑問点が出てきます。

料理やドリンクの手配、金額的にも難しい場合は、別会場の居酒屋を利用して「懇親会は別会費」にするのが無難かもしれません。

そして「参加費×参加人数」

ここが1番の悩みどころ。MAXの参加人数で予算を組むと、いろいろと死にます。イベントの内容にもよりますが、参加者60%超えで採算が取れるくらいの予算設定だと安心ですよね。

miya-nee
(みやねえ)
高めの参加費を設定すると、申込みがこない……なんて状況にも陥るので、予算設定って本当難しい。
プランニング会社やプロのイベンターは、どうやって金額設定してるのでしょうか。今後、その謎解きに迫ってみたいと思います。

 

3. 仮企画書を作成する

登壇者を口説き落とすために、仮の企画書を作成しました。

  • イベント概要
  • コンセプト
  • トークのテーマ
  • 登壇者案
  • 登壇するメリット

いくつか質問に上がったのは「誰が一緒に登壇するのか?」「日程はいつ頃か?」「何を話せばいいのか?」など。トーク内容はひとりひとりにヒアリングしてから指示させてもらいました。
 

4. 登壇者やスタッフを選出

登壇者には「無償」で登壇いただくことになり、うーココロが痛い……と思いながらも「面白そうなので参加します!」との連絡をいただき感謝!もう大感謝でした!!

登壇者へのメリットは「学生にアピールできること」、この1点押しでした。実績がないと説得力に欠ける!ため、「ある程度の実績があり、今後活躍するであろう若き人材」を選出。

「無償」で登壇してもらう分、SNSでバシバシと宣伝する、できる限りWeb上やメディアに登壇者やスタッフ名を掲載する、メディア取材を入れる、最終的に実績に繫げてもらう、などを考慮して動いていました。
 

5. 登壇者やスタッフとの打合せ

ひとりひとりと連絡を取り合って、最初の打合せをしました。1人ずつ1時間は話したと思います。

  • イベント概要を伝える
  • 自己紹介含めてヒアリング
  • トークの内容を固める
  • フォローは必要か

私からのお願いと登壇者からの依頼をマッチングさせて、トーク内容を固めていきました。その後は、たまに連絡を入れて以下の内容を確認していきました。

  • プロフィール文
  • 顔写真の提出
  • 自己紹介用の動画撮影
  • 資料はどの程度作り込んだか
  • ノートパソコン持ち込みか
  • その他、質疑応答

プロフィール文に若干の修正を加えて「これで大丈夫?」と最終確認。このプロフィール文と顔写真がないと、イベント告知ができないのです。(まあ、当たり前の話ですけども……)
 

6. 会場手配

企画協力してくれた沖縄国際大学の宮城望くん(@nozonozo1994)が全手配。こちらから伝えた内容は、これだけです。

  • マイク2本以上使用
  • プロジェクター使用
  • 席数は約100席
  • フリーWi-fiは飛んでるのか
  • 現金のやり取りは可能なのか

イベント開催日時を何度か変更したため、その都度対応してくれてありがとう!!
 

7. 本企画書を作成

イベント概要が全て決まった後、メディアに渡す本企画書を作成しました。告知前だったため、お渡しできる資料やWebページがまだなかったのです。

主には「取材メディア用」の企画書を作成。

  • イベント概要
  • コンセプト
  • 登壇者のプロフィール
  • 登壇者のの強みとトークのテーマ
  • 当日のスケジュール
  • イベント開催までの活動予定

スポンサーを募る場合は「スポンサーを口説ける強みやメリット」も追記するといいでしょう。
 

8. 協賛やスポンサーの依頼

今回は、初の大規模イベント開催だったため、ここまで労力が回らず、スポンサーや協賛の依頼は断念しました。

有料のスポンサーを募る場合、相手にとって最大のメリットを提示する必要があります。イベントと相性の合う企業や人をターゲットに売り込むと成功する確率が上がると思います。

  • 会場受付での資料配布
  • イベント中にPRタイムを設ける
  • 参加者と繋がれるメリット
  • スポンサーの価値が上がるイベント

何かしらスポンサー側の宣伝になる、人材が確保できる、協力したら自分たちの価値が上がるイベント、そして「応援したい」という気持ちを持ってもらいやすいイベントも有効だと思います。

miya-nee
(みやねえ)
但し、スポンサーを募ったら、確約した人数を確実に集客しなければなりません。それなりの責任が伴うため、戦略が必要不可欠となります。大変だー大変だー

(でもそこも楽しもう!)

無料の協賛を依頼する場合も、直接掛け合うほうが早そうです。特に人伝にお願いして繋いでもらうのは効果的。繋いでもらう方の信用が高ければ高いほど、話が早いかと思われます。
 

9. チラシの作成

学生向けトークイベント「沖縄からWebで発信しよう!」

簡易チラシは自分で作り、告知用のメイン画像はデザイナーの金城愛未さんにお願いしました。

  • デザインのイメージ
  • 掲載してほしい情報
  • 写真データ

Wordにザザザーッと必要事項を書いてデータを送りました。

miya-nee
(みやねえ)
今回のデザインなら「メインカラーはオレンジか黄緑。サブカラーはグレーと黒。タイトルと学生参加無料を目立たせる。イメージは爽やかクール」と依頼して、掲載してほしい情報と写真データを送ったら、こんなバナーが届きました。

デザイナーさんってスゴイわあ。

しかも、数パターンのデザインを提出してくれたんです。頭が下がったのは言うまでもなく、どれにしようか相当悩みました。告知用なので、パッと見で目を引くデザイン。こ、これだな!!と決めて、1デザインだけ納品してもらいました。

ここで1つだけ、注意点!!

依頼→デザイナーOK→正式依頼→仮デザイン納品→依頼者チェック(誤字も含めて)→正式納品……との流れになるため、少し期間が必要です。

即デザインに入れるなら、2〜3日で納品完了。ですが、先方にも別案件の仕事がたんまりあるわけです。最低でも1週間の余裕を見てデザイナーさんに依頼しましょう。A4サイズのチラシなら、なおさら多めに制作期間が必要です。
 

10. 各メディアへの取材依頼

今回は、沖縄の新聞社「琉球新報」さんと「沖縄タイムス」さんに連絡を取り、取材へのご協力をいただきました。

琉球新報さんは、イベント告知を新聞に掲載してくださり、詳細なイベントレポートをWebで公開してくれました。沖縄タイムスさんは、イベントレポートを新聞に掲載していただきました。

沖縄タイムス|学生向けトークイベント「沖縄からWebで発信しよう!」
沖縄タイムス|学生向けトークイベント「沖縄からWebで発信しよう!」イベントレポート

 

11. イベント告知の準備

メインの告知媒体をWebサービスの「Peatix」に決め、文章を作り込みました。このページを見れば、全て掲載されている!そんな状態を作って、どの入口からでも「Peatix」に誘導していく流れを作りたかったのです。

その内容を簡略化して「Facebookのイベントページ」を作成し、完成した段階で告知に入りました。

12. イベントを告知する

Webサービスの「Peatix」を利用して告知&申し込みを募りました。そして「Peatix」を皮切りに、イベント開催の3週間前に告知を開始しました。(遅い。遅かったんだなあー)

  • Peatix
  • Facebookのイベントページ
  • 琉球新報での告知
  • ラジオ番組での告知
  • 箆柄暦(ぴらつかこよみ)に掲載
  • 登壇者&スタッフのSNSで告知
  • 電源カフェにチラシ配布
  • 登壇者のプロフィール動画を撮影

確か告知はこの程度だったと思います。

 

「有料×Webでの申込み」

IT系に強い方がターゲットのイベントでもない限り、地方だと特にハードルが高いようです。参加人数の多い有料イベントだと、1ヶ月前の告知でも遅いんだな!と痛感しました。みんな、ごめんな!(3週間前の告知じゃ、遅いよなあ……)

13. イベント情報を拡散する

「Peatix」と「Facebookのイベントページ」を公開後、登壇者&スタッフにメッセージを送り、全員でSNS拡散に入りました。私の場合は、Facebook、Twitter、Instagram,LINE、LINE@……とあらゆるSNSを使い倒してイベントの拡散へ。

その後、動画なら登壇者ののイメージが伝わりやすいと思い、「登壇者のプロフィール動画」を撮影して、主にTwitterで発信していきました。

YouTuber はまさんは、YouTubeでも告知してくれまして、皆さん自分の強みを活かしたWebツールで発信してくれました。

14. イベント開催前の準備

まずは、Wi-fiを用意しました。全く精度がわからないため、ネットで調べてUQのWiMAXをレンタルしてみました。


商品名:Speed Wi-Fi NEXT W04
対応ネットワーク:WiMAX 2+/au 4G LTE


商品名:Speed Wi-Fi NEXT WX04
対応ネットワーク:WiMAX 2+/au 4G LTE

サービスエリアをチェックすると、会場の沖縄国際大学がある宜野湾市は全く問題なし。但し、沖縄本島北部はサービスエリア外が多かったです。UQのサイトでご確認ください。

 

次に、会場の下見に行って諸々の確認。Wi-fiは自分で用意し、ノートPCと登壇資料を持参してチェック!チェック!最終チェック!!

まあ、こんなこともあるので会場の下見は大切ですね。

  • 舞台の設定
  • 登壇者の立ち位置を決める
  • プロジェクターのチェック
  • 持参したWi-fiが使えるのか
  • ノートPCの充電機がコンセントに届くか
  • 資料の投影
  • 動画の投影
  • 照明チェック
  • マイクチェック
  • 最後列まで声が届くか
  • 受付の場所とセッテイング
  • 登壇者の控え室をどこにするか
  • 集合写真はどう撮るか

大まかにはこんな感じです。

 

あとは受付準備と登壇者への最終確認。参加者へのリマインドも忘れずに!オープニングの資料作成なんて、前日の深夜に急遽制作したので、まあレベル低くてすみません。今だったら、音楽くらい入れられるはず!

  • 名簿の準備
  • 配布資料の準備
  • 備品の準備
  • Wi-fi、その他の充電

受付の準備はこれくらい。当日集金がある場合、釣り銭や領収書の準備も必要です。

ジモコロフリーマガジン
イベントの前日、ジモコロのフリーマガジンが届きました!!

 

15. イベント開催当日

ここまでブログを書いたら、疲れ果てました。

まるで当時のイベント当日みたいやん。

ブログの締めの言葉も決まってません。

 

ああ、長い長い長い……(まだまだ続きあるのよー)

 

イベント当日の様子とその後(+α)は、別記事で掲載することにしましょう。

皆さん、最後までご覧いただきありがとうございました。

 

– 開催編 – Coming Soon…

 

【追記】2017.10.31
開催編を公開しました。個人の見解で好き勝手書いてます(あしからず…あしからず)

こちらの本も参考にしてみてください。

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